Глава първа
ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

Чл. 1. С правилника се определят структурата, организацията на работата, дейността и съставът на Главното управление на архивите при Министерския съвет, наричано по-нататък "главното управление".

Чл. 2.
(1) Главното управление на архивите при Министерския съвет е юридическо лице на бюджетна издръжка със седалище София и с предмет на дейност организация и управление на Държавния архивен фонд по събирането, регистрирането, обработването, съхраняването и използването на архивните документи.
(2) Главното управление на архивите при Министерския съвет е второстепенен разпоредител с бюджетни кредити към министъра на финансите.

Чл. 3. Главното управление осъществява дейността си в съответствие със Закона за Държавния архивен фонд (ЗДАФ), Правилника за прилагане на Закона за Държавния архивен фонд (ППЗДАФ) и този правилник.

Чл. 4. Главното управление е организирано в главна дирекция и дирекции, които подпомагат председателя при осъществяване на правомощията му, осигуряват технически дейността му и извършват дейности по административното обслужване на държавните органи, обществените организации, другите юридически лица и гражданите с ретроспективна документална информация.

Глава втора
ПРАВОМОЩИЯ НА ПРЕДСЕДАТЕЛЯ

Чл. 5.
(1) Председателят на главното управление организира, ръководи, координира и контролира дейността по провеждането на държавната политика в областта на архивното дело, като:
1. упражнява контрол върху цялостната дейност на главното управление;
2. сключва договори с физически и юридически лица;
3. прави предложения пред министъра на финансите относно общата численост, структурата на персонала и средната брутна работна заплата в главното управление;
4. осъществява правомощията си като страна по служебно правоотношение и работодател по смисъла на Закона за държавния служител и Кодекса на труда;
5. представлява главното управление в страната и в чужбина съгласно предоставените му правомощия;
6. утвърждава правилник за вътрешния трудов ред, функционалните и длъжностните характеристики на служителите в главното управление;
7. председателства заседанията на ръководството на главното управление и на Междуведомствения координационен съвет;
8. определя състава и задачите на Централната експертно-проверочна комисия и на Централната оценителна комисия и утвърждава съставите на дирекционните съвети и оценителните комисии на дирекция "Централен държавен архив", дирекция "Централен военен архив" и на териториалните дирекции "Държавен архив";
9. съгласувано с ръководителя на съответното заинтересувано ведомство или организация установява по-дълги или по-кратки срокове за съхраняване на някои видове документи с оглед на техния характер или с цел защита на интересите на държавата и на гражданите;
10. определя реда и начина за използване на архивните документи от Държавния архивен фонд;
11. изготвя проекта на годишния бюджет на главното управление и отчета за неговото изпълнение и ги представя на министъра на финансите;
12. осъществява и други функции, предоставени му с нормативни актове или възложени му от Министерския съвет;
13. извършва целесъобразни промени в рамките на утвърдената структура и численост на персонала в дирекциите;
14. представя в Министерския съвет ежегоден доклад за дейността на главното управление.
(2) При осъществяването на своите функции председателят на главното управление се подпомага от заместник-председател.
(3) Председателят на главното управление делегира със заповед правомощия на заместник-председателя и определя функциите му.
(4) При отсъствие на председателя или когато ползва законоустановен отпуск, цялостната дейност на главното управление се ръководи от заместник-председателя. (5) Председателят и заместник-председателят се назначават от министър-председателя.

Глава трета
СТРУКТУРА И ОРГАНИЗАЦИЯ НА РАБОТАТА НА ГЛАВНОТО УПРАВЛЕНИЕ

Раздел I
Общи положения

Чл. 6.
(1) Главното управление е структурирано в една главна дирекция, 6 дирекции, 27 териториални дирекции "Държавен архив" и инспекторат.
(2) (Изм., ДВ, бр. 87 от 2001 г., бр. 37 от 2006 г.) Общата численост на персонала в организационните структури и административните звена на главното управление е 513 щатни бройки, в това число председателят и заместник-председателят. (3) Числеността на отделните организационни структури и административни звена е посочена в приложението.

Чл. 7. Администрацията на главното управление подпомага и осигурява председателя при подготовката, организацията, изпълнението и контрола на решенията и актовете, свързани с осъществяването на неговите правомощия във връзка със:
1. провеждането на държавната политика в областта на архивното дело по издирването, събирането, обработването, опазването, използването, публикуването и управлението на Държавния архивен фонд;
2. осигуряването на държавните органи, обществените организации и другите юридически лица и предоставянето на гражданите на документална информация;
3. осъществяването на връзки с други информационни системи в страната и в чужбина;
4. извършването на издателска, методическа и научноизследователска работа в областта на архивното дело и внедряването в практиката на нейните резултати;
5. сътрудничеството със сродни чуждестранни учреждения, институти и международни организации;
6. издаването в рамките на своята компетентност на инструкции и методически указания, задължителни за всички органи, учреждения и организации;
7. определянето на ценните документи по смисъла на чл.2 ЗДАФ и мястото на тяхното съхраняване.

Раздел II
Главен секретар

Чл. 8. Главният секретар осъществява административното ръководство на главното управление в изпълнение на законните разпореждания на председателя. Главният секретар се назначава за срок 5 години.

Чл. 9. Главният секретар:
1. организира и отговаря за управлението на ползваните за административни нужди недвижими имоти и движими вещи, предоставени на главното управление;
2. изготвя проект на бюджет на главното управление в частта му относно средствата, необходими за административното осигуряване на дейността на управлението;
3. изготвя ежегодно доклад за състоянието на административната дейност, който след утвърждаване от председателя представя в Министерския съвет;
4. организира деловодството и документооборота;
5. отговаря за условията на работа на администрацията й за организационно-техническото є обслужване;
6. изпълнява и други задачи, възложени му от председателя;
7. утвърждава разходите за управление на главното управление.

Раздел III
Инспекторат

Чл. 10.
(1) Инспекторатът осигурява изпълнението на контролните функции на председателя при провеждането на държавната политика на главното управление и по дейността на администрацията.
(2) Инспекторатът:
1. извършва проверки по нареждане на председателя;
2. осъществява контрол за изпълнението на заповедите на председателя;
3. дава становища за отстраняване на допуснатите нарушения и пропуски в работата на административните звена;
4. оказва помощ по организацията на работата на ръководния състав на административните звена.
(3) Периодичността на проверките се определя със заповед на председателя.

Раздел IV
Обща администрация

Чл. 11. Общата администрация е организирана във:
1. дирекция "Административно-стопанска дейност, правно и информационно обслужване";
2. дирекция "Финанси, управление на собствеността и човешки ресурси".

Чл. 12. Дирекция "Административно-стопанска дейност, правно и информационно обслужване":
1. осигурява правното обслужване на дейността на председателя, неговия заместник, главния секретар и на административните звена на главното управление;
2. разработва и дава становища по проекти на нормативни актове;
3. осигурява законосъобразното изпълнение на своите функции и подпомага специализираните териториални звена с консултации по правни проблеми;
4. осъществява процесуално представителство на главното управление пред съдилищата;
5. осъществява взаимодействието на главното управление с правните дирекции на Министерския съвет, на министерствата и другите ведомства и с дирекция "Съвет по законодателството" на Министерството на правосъдието;
6. организира обработването на документите и осъществява общото ръководство на деловодната дейност в главното управление;
7. обработва и съхранява учрежденския архив на главното управление;
8. организира и осъществява цялостното техническо обслужване на звената в главното управление с транспорт, организационна техника, консумативи и инвентар;
9. организира, осигурява и контролира охраната на сградите и работните помещения и съхраняването на материалните активи на главното управление;
10. планира, организира и осигурява в материално-техническо отношение автоматизираната обработка на информацията в главното управление;
11. организира обслужването и настройката на националната компютърна информационна система на архивите;
12. разработва проекти за взаимна връзка между отделни мрежи с бази от данни;
13. издава ежемесечна справка за постъпили информационни материали.

Чл. 13. Дирекция "Финанси, управление на собствеността и човешки ресурси":
1. отговаря за осигуряването на цялостното финансово-счетоводно обслужване на главното управление в съответствие с изискванията на Закона за счетоводството и другите нормативни актове;
2. своевременно и надлежно оформя всички документи по сметките на главното управление;
3. отговаря, осигурява и контролира финансовото обезпечаване на териториалните дирекции на главното управление и контролира правилното разходване на средствата съгласно утвърдения бюджет;
4. организира завеждането и отчитането на материалните активи на главното управление;
5. осигурява ползването за административни и архивохранилищни нужди на недвижими имоти и движими вещи, предоставени на главното управление;
6. планира, отчита, организира, контролира и реализира капиталовите разходи за придобиване на дълготрайни материални активи и основни ремонти, предоставени по бюджета на главното управление;
7. организира поддръжката и охраната на дълготрайните материални активи на главното управление;
8. изготвя актовете, свързани с възникването, изменянето и прекратяването на служебните и трудовите правоотношения;
9. образува, води и съхранява досиетата на служителите;
10. създава организация по охраната на труда и отбранително-мобилизационната подготовка.

Раздел V
Специализирана администрация

Чл. 14. Специализираната администрация е организирана във:
1. главна дирекция "Управление на Държавния архивен фонд" с 27 териториални дирекции "Държавен архив";
2. дирекция "Публичност на Държавния архивен фонд";
3. дирекция "Централен държавен архив";
4. дирекция "Централен военен архив";
5. дирекция "Български изследователски институт" - Виена, Австрия.

Чл. 15. Специализираната администрация подпомага и осигурява осъществяването на правомощията на председателя и на заместник-председателя в съответствие с тяхната компетентност.

Чл. 16.
(1) Главна дирекция "Управление на Държавния архивен фонд":
1. разработва проекти на нормативни актове, методически и други указания, подпомагащи дейността на специализираната администрация на всички равнища;
2. съгласува и дава мнение по проекти на нормативни и административни актове в частта им, засягаща организацията и съхраняването на документите в съответния отрасъл;
3. разработва предложения за приоритетите в дейността на главното управление, оказва помощ на централните и териториалните държавни архиви при подготовката на плановете им съобразно формулираните приоритети и анализира и отчита изпълнението им;
4. изготвя централизиран отчет на състава на Държавния архивен фонд и на застрахователния фонд, както и на всички фондообразуватели в страната, които създават и съхраняват общоадминистративна и научно-техническа документация, независимо от технологията на нейното създаване;
5. изготвя централизиран отчет на изследователските теми на чуждестранните граждани, използвали архивни документи от Държавния архивен фонд, както и отчет на микрофилмовия обмен между главното управление и архивните институции в чужбина;
6. организира и подпомага дейността на Междуведомствения координационен съвет, Централната експертно-проверочна комисия и Централната оценителна комисия;
7. осъществява микрофилмирането, консервацията и реставрацията на архивните документи;
8. извършва комплексни проверки съвместно с инспектората по спазването на нормативно-методическата уредба на главното управление.
(2) Териториалните звена на главната дирекция по ал. 1 са териториалните дирекции "Държавен архив" в Благоевград, Бургас, Варна, Видин, Враца, Велико Търново, Габрово, Добрич, Кърджали, Кюстендил, Ловеч, Монтана, Пазарджик, Перник, Плевен, Пловдив, Разград, Русе, Силистра, Сливен, Смолян, София, Стара Загора, Търговище, Шумен, Хасково и Ямбол.
(3) Териториалните дирекции по ал. 2 осъществяват:
1. издирването, събирането, регистрирането, обработването и предоставянето за използване и публикуване на архивни фондове и документи съобразно териториалния им обхват;
2. научно-методическото ръководство по организацията на деловодството и архивите на учрежденията и организациите;
3. микрофилмирането, консервацията и реставрацията на архивни документи.

Чл. 17. Дирекция "Публичност на Държавния архивен фонд" осъществява:
1. планирането, координирането и контрола в изпълнение на издателската политика на главното управление;
2. реализацията на четирите печатни издания (поредици) на управлението - "Архивен преглед", "Известия на държавните архиви", "Архивни справочници" и "Архивите говорят";
3. разпространяването на изданията в България и зад граница, включително размяната на издания със сродните институции с оглед попълване книжния фонд на главното управление;
4. изложбената дейност на главното управление в изложбена зала "Архиви", в териториалните дирекции, както и с други институции;
5. медийната политика на главното управление;
6. участието на главното управление в изпълнението на ангажиментите към Международния съвет на архивите, участието в Европейското бюро на Международния съвет на архивите и в другите международни институции, свързани с предмета му на дейност;
7. подготовката и контрола за изпълнението на договорите за сътрудничество;
8. контакти и организиране на сътрудничеството с други институции в чужбина с оглед включването на главното управление в международни програми.

Чл. 18. Дирекция "Централен държавен архив" осъществява:
1. държавната политика в областта на архивното дело и отговаря за цялостната работа с архивните документи на държавните органи, организации и ведомства от национално значение;
2. издирването, събирането, регистрирането, обработването и предоставя за използване и публикуване архивни фондове и документи;
3. научно-методическото ръководство и контрол по състоянието, съхраняването и използването на архивните фондове и по организирането на деловодството и архивите на учрежденията и организациите;
4. комплектуването на копия на архивни документи от чужбина;
5. създаването на справочен апарат в ръчен и автоматизиран режим към архивните фондове;
6. регистрирането, отчета, съхраняването и опазването на приетите архивни документи;
7. създаването на застрахователен фонд на архивните документи.

Чл. 19. Дирекция "Централен военен архив" осъществява:
1. комплектуването на архивни документи от фондообразувателите си към Министерството на отбраната и Българската армия;
2. методическия контрол във фондообразувателите си;
3. научно-техническата обработка на постъпващите в архива документи и създаването на справочен апарат към тях;
4. съхраняването и използването на архивните документи;
5. реставрирането, консервирането и микрофилмирането на архивните документи.

Чл. 20. Дирекция "Български изследователски институт" - Виена, Австрия, осъществява:
1. конференции и семинари в областта на историята и културата на България и на Балканите и връзките и с останалия свят съвместно с австрийски и други научни институции;
2. цикъл лекции в рамките на "Лекториум Булгарикум";
3. изданията на института - "Мисцеланеа Булгарика" и "Миттайлунген";
4. съдействие и подпомагане на изследователската работа на български специалисти в областта на историята и културата, включително в австрийските архиви и библиотеки;
5. съдействие при представянето на изложби за историята и културата на България;
6. поддържането и ползването на библиотеката на института и оказването на съдействие на австрийски и други изследователи, работещи по проблематиката, свързана с миналото на България.

Раздел VI
Организация на работата

Чл. 21. Организацията на работата в главното управление се осъществява съгласно правилника, вътрешни правила за работа и инструкция за документооборота, утвърдени от председателя по предложение на главния секретар.

Чл. 22.
(1) Главната дирекция и дирекциите осъществяват своите функции в съответствие с определените в правилника общи функционални характеристики.
(2) Непосредственото ръководство на главната дирекция се осъществява от главния директор, а на дирекциите - от съответния директор.
(3) Главният директор и директорите:
1. докладват на председателя, на заместник-председателя или на главния секретар материалите по въпроси, включени във функциите на ръководените от тях дирекции;
2. участват в съвещания и заседания при председателя, при заместник-председателя или при главния секретар;
3. насочват и подписват материалите по въпроси, включени във функциите на ръководените от тях дирекции, съгласно предоставените им правомощия;
4. разпределят задълженията и работата между служителите в дирекциите и контролират изпълнението им.
(4) При отсъствие главният директор или директорът се заместват от най-старшия по длъжност служител в главната дирекция или дирекцията.
(5) Освен определените с правилника функции дирекциите изпълняват и други задачи, възложени им от ръководството в кръга на дейността им.

Чл. 23. Държавните служители и лицата, работещи по трудово правоотношение, осъществяват своята дейност и отговарят пред прекия си ръководител въз основа на длъжностните си характеристики.

Чл. 24.
(1) Документите, изпратени до главното управление от държавни органи, от юридически или физически лица, се завеждат в канцеларията във входящ регистър, като се отбелязва датата на получаването им.
(2) При завеждането на документите се извършва проверка за наличието на всички материали, посочени в тях, и се образува преписка.

Чл. 25.
(1) Председателят, заместник-председателят и главният секретар възлагат преписките с резолюция до съответните ръководители на административни звена. Резолюцията съдържа указания, срок за изработване, дата и подпис.
(2) Ръководителите на административни звена възлагат с резолюция изработването на преписките на един или повече служители, като конкретизират задачите.

Чл. 26. Изходящите от главното управление документи се съставят в 2 екземпляра. Вторият екземпляр съдържа инициалите и подписа на служителя, който е изготвил документа, и на ръководителя на съответното административно звено, като се посочва и датата.

Чл. 27. Техническите сътрудници на председателя, на заместник-председателя и на главния секретар водят отчет за образуваните преписки. В отчета се отбелязват документът и денят, в който е постъпил, лицето, на което е разпределен за работа, определеният срок за изпълнение и датата на изпълнението.

Чл. 28.
(1) Достъпът на външни лица в сградата на главното управление се разрешава след издаване на пропуск от охраната или след представяне на документ, разрешаващ влизането.
(2) Пропускът съдържа трите имена на лицето, ЕГН и при кого отива. След приключване на посещението служителят, провел срещата, разписва пропуска.

Чл. 29. Работното време на администрацията на главното управление е от 8 ч. и 30 мин. до 17 ч. с прекъсване за почивка от 12 ч. и 30 мин. до 13 ч.

Чл. 30.
(1) Командироването на служителите от главното управление в чужбина се извършва от председателя.
(2) Командироването на служителите от специализираната администрация на главното управление в страната се извършва от председателя или от упълномощени от него главен директор и директори.
(3) Командироването на служителите от общата администрация в страната се извършва от председателя или от главния секретар.

Чл. 31.
(1) За образцово изпълнение на служебните си задължения държавните служители в администрацията на главното управление имат право на отличия и награди в съответствие със Закона за държавния служител.
(2) Награждаването на държавните служители от администрацията на главното управление се извършва по решение на председателя въз основа на мотивиран доклад на заместник-председателя, на главния секретар или на съответния главен директор или директор.
(3) Награждаването на главния секретар, на главния директор и на директорите от администрацията на главното управление се извършва по решение на председателя.
(4) Председателят утвърждава образец на почетен знак на главното управление.
(5) Като предметни награди могат да се дават печатни произведения, произведения на изобразителното или приложното изкуство и други ценни предмети, чиято стойност не надвишава 150 лв.
(6) Средствата за награди се изплащат от бюджета на главното управление.

ЗАКЛЮЧИТЕЛНА РАЗПОРЕДБА

Приложение
към чл. 6, ал. 3
от Устройствения правилник
(Изм., ДВ, бр. 87 от 2001 г., бр. 37 от 2006 г.)

Численост на организационните структури и административните звена в Главното управление на архивите при Министерския съвет - 513 щатни бройки
(Загл. изм., ДВ, бр. 37 от 2006 г.)